概述

归档需要解决如下问题： 1. 哪些需要归档？ 2. 如何归档？ 3. 保存多久？ 4. 过期档案如何处理？ 参考最新的法规：

会计档案管理办法(2016-1-1)规定

第六条 下列会计资料应当进行归档: 　　(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证; 　　(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿; 　　(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告; 　　(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。 第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输; 　　(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; 　　(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系; 　　(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改; 　　(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响; 　　(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。 第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 官方解读1：单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

归档策略

iDempiere财务数据高度集成，除了部分原始凭证和外部资料为纸质外，所有会计资料均可导出为pdf，无需读取程序即可符合“无纸化”（电子形式归档）要求。 如果原始凭证通过扫描仪扫描，并用电子签名文件签署，至此就实现了会计档案的完全电子化格式。 只要保存好存储介质，也就解决了档案的保存期限问题。 如有困难，请在系统管理员的帮助下，完成归档。

归档功能

iDempiere提供所有单据或者报表（账簿）的自动或手动归档功能。 在【实体】窗口中的“*自动归档*”字段，可以选择4种归档策略：“单据和报表”，“单据”，“外部文档”，“不自动归档”。 一当在窗口上进行预览了，系统将自动创建归档。 在任何单据或者报表窗口的菜单栏，点击“打印”，出现预览窗口后，再在菜单栏上选择归档图标，完成手工创建归档。 查看并维护所有归档记录，在【系统管理】-【一般规则】-【安全】-【归档查看器】中可以修改归档描述或者删除归档。

原始凭证归档

1. 外来原始凭证，按凭证整理装订/扫描，填入“分录流水号”。 2. 系统原始凭证，按下表清单进行打印/导出，保留“单据ID（Record_ID）”，以此检索分录。

记账凭证归档

1. 按单式凭证归档 - 需开发添加“第x号”/“总x号”字段。实际等于“分录（account fact）”归档，按“分录流水号（fact id）”进行检索。 - 在【记账分录明细表】（Accounting Fact Detail）报表中，打印/导出归档即可。 - 凭单据ID（Record_id）与原始凭证索引。 2. 按复式凭证归档 - 需开发添加 “凭证流水号”字段。实际等于“某个单据的多个分录”归档，按“凭证流水号”进行检索。 - 无界面打印/导出，需开发。

账簿归档

报表归档